n8n ile Şirketimin %80'ini Otomatize Ettim: 3 Workflow Rehberi

Bir şirketi otomatize etmek "AI ajan kuracağım, her şey kendi kendine olacak" diye başlamaz. Tam tersi: önce elle yaptığın tekrarlayan işleri yaz, sonra her birini ayrı ayrı bir workflow'a dök. Benim için bu üç workflow geçen sene Coremagnet'te bütün operasyon yükünü kendimden çekti. Hala günlük çalışıyorlar, hala kırılmıyorlar, hala bana sabah uyandığımda hangi işle ilgilenmem gerektiğini söylüyorlar.

Aşağıda her birini, hangi node'ları kullandığımı ve hangi noktada çuvallayabileceğini detaylı anlatıyorum. Kopyalayıp kendi sistemine uyarlayabilirsin.

Neden n8n? Zapier veya Make Değil mi?

İlk yıl Zapier kullanıyordum. Sonra Make'e geçtim. Şu an her şey n8n. Üç sebep:

• Self-host edilebilir. Kendi VPS'inde çalıştırırsın, müşteri verisi senin sunucunda kalır. KVKK / GDPR için kritik.
• Sınırsız çalıştırma. Zapier'da her "tetiklenme" para. n8n'de aylık 5 € VPS ile binlerce çalıştırma yapabilirsin.
• Kod yazabilirsin. Bir JavaScript Function node ekleyip karmaşık dönüşümleri direkt yazıyorsun, Zapier'da bu yok.

Workflow #1: Müşteri Maillerini Otomatik Kategorize Etme

En kıymetlisi bu. Coremagnet'e haftada 40–60 mail geliyor: yeni potansiyel müşteri, var olan proje sorusu, fatura, partner teklifi, spam. Eskiden hepsini elle ayırıyordum; bu workflow ile mail Inbox'a düşer düşmez Airtable'a etiketli bir kart açılıyor ve bana 5 saniye içinde "Yeni potansiyel, yanıtla" diye Slack bildirimi geliyor.

Kullanılan node'lar (sırasıyla):

Gmail Trigger (yeni mail)
    ↓
OpenAI / Anthropic Chat (mail içeriğini sınıflandır)
    ↓
Switch (kategoriye göre dallandır)
    ↓
Airtable (uygun tablo + alanları doldur)
    ↓
Slack (önemliyse @burhan bildirim)
    ↓
Gmail (eğer "info" sorusuysa: hazır taslak gönder)

Sınıflandırma promptu

Anthropic Claude Haiku kullanıyorum, Opus için pahalı, sadece sınıflandırma için Haiku yeterli. Prompt şu şekilde:

"Aşağıda gelen bir e-postanın tam içeriği var. Bu maili şu kategorilerden BİRİNE ata: [yeni_musteri | mevcut_proje | fatura | partner | spam | diger]. Sadece kategoriyi tek kelime döndür. Mail içeriği: {{$json.snippet}}"

Üç ay boyunca yanlış sınıflandırma oranı %3'ün altında kaldı. Hatalı olanları haftada bir Airtable'da elle düzeltiyorum, Claude'a yeni few-shot örnekleri ekliyorum, sistem her geçen ay daha iyi sınıflandırıyor.

Workflow #2: Günlük Müşteri Durum Raporu

Coremagnet'te 12 aktif müşteri projem var. Bir zamanlar her sabah Notion'a girip 12 sayfayı tek tek açıyor, "bugün ne yapmam lazım" diye not çıkarıyordum. 30 dakika. Şimdi 8:00'de Slack'ime tek bir mesaj düşüyor, bütün müşteriler için bir gece önce ne ilerlemiş, bugün ne yapılması gerekiyor, hangileri stalled.

Kullanılan node'lar:

Cron (her gün 08:00, sadece hafta içi)
    ↓
Airtable (Müşteriler tablosundan aktif olanları çek)
    ↓
Loop Over Items (her müşteri için tek tek)
    ↓
Notion (o müşterinin proje sayfasını oku)
    ↓
HTTP Request (varsa Stripe'tan ödeme durumu çek)
    ↓
Anthropic Chat (tüm veriyi tek bir özet paragrafa dönüştür)
    ↓
Merge (12 özeti birleştir)
    ↓
Slack (#burhan-daily-brief kanalına gönder)

Özet promptu

Her müşteri için Claude'a şunu veriyorum:

"Müşteri: {{adı}}. Proje sayfasının son 7 günlük güncellemeleri: {{updates}}. Stripe ödeme durumu: {{ödeme}}. 2 cümlede yaz: (1) son güncelleme ne? (2) bugün benden ne bekleniyor? Cevap formatı: 📌 {{adı}}: [özet]"

Çıktı şuna benziyor:

📌 Acme Co: Outreach workflow dün test edildi, 14 mail çıktı.
            Bugün: müşteriye ilk 3 cevabı paylaş, fiyatlandırma görüşmesi planla.

📌 Bilkent AŞ: Stripe ödeme 12 gündür gecikmiş.
            Bugün: nazikçe hatırlatma maili at, ödeme alınmazsa workflow'ı durdur.

📌 Yıldız Holding: Bu hafta 3 yeni n8n workflow eklendi (CRM, Slack, raporlama).
            Bugün: müşteri onayı bekleyen workflow'u Telegram'dan gönder.

Bu sayede sabah kahvemi yudumlarken hangi 3 işle ilgilenmem gerektiğini biliyorum. Manuel rapor süresi: 30 dk → 0 dk. Hata oranı: insan unutkanlığı vardı, artık yok.

Workflow #3: İçerik Yayınlama Otomasyonu

Haftada 3 YouTube videosu çıkarıyorum. Her birinden Twitter thread'i ve LinkedIn postu çıkarmak elle saatlerimi alıyordu. Şimdi video YouTube'a yüklenir yüklenmez bir workflow tetikleniyor, transcript'i alıyor, Claude'la Twitter ve LinkedIn formatlarına dönüştürüyor, draft olarak ilgili hesaplara yolluyor. Ben sabah uyanıp 5 dakika içinde her birini gözden geçirip yayınlıyorum.

Kullanılan node'lar:

RSS Trigger (YouTube kanalımın RSS feed'i)
    ↓
HTTP Request (video transcript API, örn. yt-transcript)
    ↓
Anthropic Chat (3 farklı prompt paralel: tweet, thread, LinkedIn)
    ↓
Buffer / Typefully API (taslak olarak kaydet)
    ↓
Slack (burhan, hazır 3 taslak var, onayla)

Üç farklı format için üç prompt

Aynı transcript'i 3 farklı tarzda dönüştürüyorum:

Hangi Hatalardan Kaçınmalısın

Üç sene n8n kullandıktan sonra şu hataları neredeyse herkes yapıyor:

• Tek workflow'da çok şey yapmaya çalışmak. Bir workflow tek iş yapsın. "Mail al + sınıflandır + Airtable'a yaz + Slack'e bildir + AI cevap üret + Gmail draft kaydet", bu 6 ayrı workflow. Bağla ama ayrı tut.
• Error Trigger'ı kullanmamak. n8n'de her workflow için ayrı bir "Error Workflow" tanımlayabilirsin. Hata olduğunda Slack'e bildirir. Bunu kurmayan kişiler workflow'un 3 gündür durduğunu fark etmiyor.
• Test verisi olmadan canlıya almak. Her workflow'u "Test Step" özelliğiyle önce statik veriyle çalıştır. Production veriye sonra geç.
• Çok pahalı modeli sınıflandırma için kullanmak. Sınıflandırma = Haiku. Üretim = Opus. Bu ayrımı yapmazsan aylık 200 € OpenAI faturası gelir, korkarsın, projeyi bırakırsın.

Şirketini Otomatize Etmenin 4 Adımlık Sırası

Sürekli "neyle başlamalıyım" sorusu geliyor. Sırası şu:

1. Bir hafta boyunca yazılı tutan iş listesi tut. Her gün hangi 5–10 işi elle yaptığını yaz. Listeden tekrar edenler senin ilk hedefin.
2. En çok zaman alanı seç, manuel akışını yaz. Adım adım. Kim, ne zaman, hangi sistem.
3. Bu manuel akışı n8n'de aynı sırayla node'lara çevir. AI başta gerekmeyebilir, sadece "Gmail → Airtable" da başlangıçtır.
4. Bir hafta canlı çalıştır, hata loglarına bak, düzelt. 2. hafta artık dokunmadığın bir sistem oluyor.

Bu 4 adımı bir iş için yaptığında bağımlılık başlar. 6 ay içinde şirketinin %70–80'i bu şekilde sürüyor olur.

Sıkça Sorulan Sorular